Le Flex Office : Les Clés d’une Transition Réussie
- caglioti piller audrey
- 11 mars
- 3 min de lecture
Numéro 4- Kiné Solutions - Mars 2025
Le flex office, se développe au sein des entreprises et tend à devenir la norme pour l’organisation des espaces de travail. Avec la généralisation du télétravail, une partie des bureaux est inoccupée, entraînant une perte financière, surtout au regard du coût élevé du mètre carré. Le flex office apparaît donc comme la solution idéale.
Cependant, comme pour le télétravail, sa mise en place nécessite une réorganisation du travail et des aménagements.
Dès lors, comment réussir cette transition pour allier performance et bien-être des collaborateurs ?
Le flex office repose sur un concept simple : offrir un espace de travail partagé avec des bureaux non attribués où chaque collaborateur doit pouvoir s’installer librement.
Cependant, personne n’a réellement anticipé les effets du flex office sur les salariés :
il bouscule des besoins fondamentaux menant à l’accomplissement personnel tels que la sécurité, l’estime de soi et le sentiment d’appartenance.
En effet, le collaborateur perd physiquement sa place au sein de l’entreprise. Il peut s’interroger sur la valeur que celle-ci lui accorde, et remettre en question son investissement dans sa société.
Son sentiment de sécurité est aussi fragilisé, d’autant plus au sein d’un espace où il est en perte de repères et nécessitant une adaptation quotidienne. Or, les habitudes sont essentielles pour favoriser la concentration et, par conséquent, la productivité.
Ainsi, ces risques peuvent entraîner une augmentation du turnover et des troubles psychosociaux, impactant le nombre d’arrêts de travail, l’image de l’entreprise et ses performances.
De plus, le matériel partagé bénéficie souvent de moins d’attention et de soin de la part des utilisateurs, alors même qu’il est soumis à d’importantes contraintes de réglages. En effet, avec le flex office, les collaborateurs doivent ajuster leur poste de travail chaque jour, ce qui entraîne une perte de temps et, souvent, des réglages inefficaces, augmentant ainsi les risques de troubles musculo-squelettiques (TMS).
Les solutions à apporter pour la mise en place du flex office sont multiples.
Il est essentiel que les dirigeants et les managers anticipent et restent attentifs à l’état d’esprit ainsi qu’aux besoins de leurs collaborateurs, notamment en les incluant dans les décisions liées à sa mise en place.
Cela concerne autant la gestion des espaces que le choix du matériel de bureau.
Toutes ces initiatives doivent s’inscrire dans une démarche globale et ne sauraient se substituer aux actions de prévention existantes, telles que la lutte contre la sédentarité.
La gestion des espaces s’appuie sur une alternance entre les journées en présentiel et en télétravail. L’objectif est de favoriser le travail collaboratif tout en optimisant l’occupation des
places disponibles.
Pour cela, les espaces peuvent être organisés en îlots partagés par plusieurs équipes, et une plateforme de réservation permet de garantir une place dans une zone dédiée. Par ailleurs, des espaces fermés sont aménagés afin de répondre aux besoins en matière de concentration et de réduire les nuisances sonores susceptibles d’affecter le bien-être et la productivité des collaborateurs en open space.
En ce qui concerne l’équipement de bureau, il faudra trouver un équilibre entre la possibilité de réglages multiples, pour s’adapter aux besoins individuels, et la simplicité d’utilisation, afin de garantir une mise en place facile tout en assurant la robustesse nécessaire aux ajustements quotidiens.
Enfin, il sera également essentiel de former les collaborateurs à bien régler leur poste de travail pour optimiser leur confort et limiter les risques de TMS.
La mise en place du flex office nécessite une organisation réfléchie, allant de la gestion des espaces à l’adaptation du matériel de bureau. Faire intervenir un professionnel de santé au travail tout au long du processus permet de prévenir les risques, notamment les troubles musculo-squelettiques (TMS) et les risques psychosociaux (RPS), et d’assurer une transition réussie vers ce nouveau mode de travail.
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